BDES : une obligation à ne pas négliger pour les entreprises de plus de 50 salariés

Avec la clôture du bilan comptable et, pour certains, le dépôt de la dernière N4DS (anciennement DADS-U), il est déjà temps de penser à la Base de Données Économiques et Sociales (BDES), aussi appelée Base de Données Unique (BDU).

Une obligation légale à respecter

Depuis plusieurs années, la BDES est obligatoire pour les entreprises comptant plus de 50 salariés. En cas de manquement, l’entreprise s’expose à un délit d’entrave, pouvant entraîner une amende de 7 500 € pour le représentant légal. En cas de récidive, l’entreprise elle-même peut être condamnée jusqu’à 75 000 €.

Même si les sanctions restent rares à ce jour, la complexité de la mise en œuvre de la BDES constitue un vrai défi pour bon nombre de structures.

Un chantier transversal et technique

La difficulté principale ? La collecte et la centralisation des données. En effet, la BDES implique de rassembler des informations issues de plusieurs sources :

• Comptabilité
• Paie
• Système d'information des ressources humaines (SIRH)
• Et parfois, plusieurs logiciels provenant d'éditeurs différents

Alors, comment s’y prendre ?

Pour produire une BDES conforme et pertinente, il est essentiel de :

• Mettre en place un processus clair de collecte des données,
• Identifier les bons interlocuteurs dans chaque service (compta, RH, DSI…),
• S’assurer de la cohérence et de l’actualisation des données,
• Et, si besoin, s’appuyer sur un outil ou une plateforme spécialisée pour centraliser le tout.

Ce travail de fond peut sembler fastidieux, mais il permet d’éviter bien des tracas juridiques… et favorise une meilleure transparence au sein de l’entreprise.